Alates 6. maist toimub töölähetuste ja koolituste kuludokumentide esitamine dokumendihaldussüsteemis elektroonsel kujul. Aruande koostaja peab dokumendifailid lähetuse aruande juurde üles laadima. Kui dokument on juba elektroonsel kujul olemas, tuleb lisada olemasolev fail. Paberkandjal olevad dokumendid tuleb skaneerida või üles pildistada ning seejärel aruande juurde üles laadida. Dokumentide paberkandjal originaale tuleks hoida töökohas kuni 1 kuu, et need oleks vajadusel võimalik uuesti digiteerida. Hiljem tuleb dokumendid kohapeal turvaliselt hävitada.

Erandiks on EL-i poolt rahastatud projektid, mille dokumendid esitatakse endiselt paberkandjal.

Dokumentide täitmisest:
Kuludokumendid peavad olema väljastatud kliinikumi nimele ja aadressiks märgitud juriidiline aadress L. Puusepa 1a, Tartu. Välislähetuste puhul tuleb lisada dokument, mis tõendab Eestist lahkumise ja Eestisse saabumise kuupäeva ja kellaaega (sõidudokumendi koopia). Kui lähetuses käiakse isikliku sõiduautoga või tellitud bussiga, kinnitab lähetatu ise, mis kell ta minnes ja tulles riigipiiri ületas.
Juhised käskkirja ja aruande koostamiseks on olemas DHS-i avalehel uudiste plokis ning igakordselt dokumendi koostamise kuval.

Hele Punga
Kantseleiteenistuse direktor