Suunamine ehk dokumendi saatmine menetlusse on üks olulisemaid dokumendihalduse funktsioone. Menetlemine seisneb dokumendi edastamises asjaosalistele ning asjaosaliste tegevustes dokumendiga - vastamine, kooskõlastamine, tagasilükkamine, kinnitamine, edasisaatmine jne. Ilma suunamist käivitamata ei jõua süsteemis olev dokument vajaliku töötajani.

Töö hõlbustamiseks on võimalik suunamisi korduvkasutamiseks salvestada. See tähendab, et sarnase menetlusringiga dokumentide puhul ei pea alati kõiki osalisi ühekaupa sisestama, vaid on võimalik valida juba eelseadistatud menetlusring ehk töövoog.

Iga DHS-i kasutaja saab ise luua endale salvestatud menetlusringe. Suunamiste salvestamine toimub suunamistegevuse käigus suunamiste plokis.

1. Avage uus suunamine klõpsates nupule „Lisa uus suunamine“.

2. Valige suunamise tüüp – kas paralleelsuunamine või järjestiksuunamine.

3. Tehke linnuke kasti „Salvesta suunamine“ ja kirjutage selle kõrvale suunamise nimi teile sobiva ja meeldejääva pealkirjana.

4. Kui soovite, et salvestatud suunamist kuvatakse ainult selle dokumendiliigi juures, siis tehke linnuke kasti „Ainult käesolev tüüp“.

5. Kui soovite dokumendi edasist menetlust ise jälgida, tehke linnuke ka kasti „Näita minu avalehel“.

6. Koostage menetlusring määrates valikmenüüst tegevused (rollid) ja osalised (kellele).

7. Klõpsake salvestamise nuppu. Dokument on saadetud menetlusse.

8. Järgmistel kordadel suunamist alustades valige salvestatud suunamiste valikust vajalik menetlusring. Suunamiste vorm täidetakse salvestatud suunamise andmetega. Menetlusse saatmiseks salvestage dokument.

Süsteem ei sea piiranguid menetlusringide ehk töövoogude arvule. Kui tekib vajadus mõnes töövoos teha muudatusi või töövoog kustutada, siis tehke salvestatud suunamiste seast valik ja klõpsake suunamise nime kõrval nuppu „Kustuta“. Vajadusel moodustage uus.

Hele Punga
kantseleiteenistuse direktor